AMANAH digital melangkaui budaya kerja tanpa kertas

Oleh AHMAD JAMALI SEPHIE

Transformasi Digital bermula dari transformasi minda dan budaya. Minda perlu diubah untuk menerima sesuatu yang baru dan ganjil, manakala budaya kerja perlu dilestarikan agar berkekalan menjadi gaya kehidupan baru.

AMANAH telah memiliki asas dan pasak teknologi yang kukuh untuk memulakan transformasi digital di dalam organisasi. Perkara paling awal yang boleh dimula dan dibudayakan ialah cara dan gerakerja berorganisasi tanpa kertas (“paperless”) dan elektronik. Permulaan gaya kerja dan hidup elektronik akan memaksa diri kurang menggunakan kertas kerana maklumat digital dan elektronik akan dicapai (baca, tulis, lihat, dengar, tonton) melalui pelbagai peranti (gajet, telefon pintar, tablet, komputer) pada setiap masa, sepanjang masa dan dari mana sahaja selagi mana pengguna ada akses kepada Internet.

Transformasi digital tidak berlaku sekelip mata dan dalam masa singkat, tetapi bertahap-tahap. Menurut IDC, organisasi yang mahu melakukan transformasi digital, akan melalui 5 tahap proses perubahan, bermula dari aliran kerja berasaskan kertas yang tidak terancang (“ad-hoc”) dan “manual” kepada suasana kerja yang elektronik, pintar, salinghubung, efisien, efektif dan optimum. MULAKAN MINDA TANPA KERTAS (“PAPERLESS”)!
Tanpa kertas, kurang kertas 

Ignavio, sebuah syarikat pembangun aplikasi digital untuk memudahkan aliran kerja berasaskan elektronik dan digital telah menyenaraikan lima (5) sebab mengapa cara kerja tanpa kertas, atau kurang guna kertas sebagai permulaan, dapat memberi manfaat kepada semua jenis organisasi (rujukan: https://www.signavio.com/post/digital-transformation-paperless-simplicity/):

(1) Peningkatan Produktiviti – Kepantasan mencari dan memahami kandungan data dan maklumat akan menjadikan sesebuah organisasi lebih efisien dan memaparkan imej professional. Banyak masa akan terbuang untuk mencari maklumat dan data dalam kertas secara “manual” dan melambatkan masa respon (“response time”). Maklumat dan data dalam format elektronik dan digital boleh dicari, proses dan rumus dengan amat pantas.

(2) Pengurangan Kos Operasi dan Penyimpanan – Menyimpan maklumat dalam format kertas adalah antara penyebab kos penyimpanan dan storan fizikal terus meningkat. Dengan memilih gaya kerja tanpa kertas dan “paperless”, ruang penyimpanan fizikal boleh dikurangkan dan diguna semula (“re-purpose”) untuk tujuan lain yang lebih produktif.

(3) Kolaborasi Kerja yang Memudahkan – Budaya kerja elektronik dan tanpa kertas akan meningkatkan keupayaan berkolaborasi secara dalaman (dengan petugas) dan luaran (dengan pelanggan). Dengan maklumat dan data elektronik dalam peranti, tiada lagi masa menunggu, kerja dapat dilaksanakan ketika bergerak (“mobile”), menjimat masa, dan kurang kekecewaan dek kerana “paperwork” yang terlalu birokratik.

(4) Peningkatan Ciri-ciri Keselamatan – Dengan memilih cara kerja elektronik dan “paperless”, organisasi dapat mengikut dan akur kepada keperluan keselamatan maklumat elektronik (“secure data and information compliance”). Pengguna maklumat hanya akan mencapai maklumat yang dibenarkan sahaja. Pemulihan data (“data recovery”) elektronik boleh dilakukan dengan pantas jika berlaku sesuatu.

(5) Peningkatan Keselamatan Alam Sekitar – Penerimaan cara kerja tanpa kertas dan “paperless” akan menyelamatkan alam sekitar dari pencemaran apabila pokok-pokok, impak dan keseimbangan ekologi dapat diselamatkan. Organisasi kita membantu menyelamatkan dunia yang kian dirosakkan.
Manfaatkan platform dan servis google

Sebagai sebuah organisasi politik seperti NGO, Google menawarkan kepada organisasi NGO, penggunaan platform dan servis Google secara percuma. Pada masa pendaftaran 4 tahun yang lalu, AMANAH telah ditawarkan pakej platform dan servis Google yang tanpa had atau “unlimited”. Setiap ahli-ahli AMANAH boleh diberikan akaun ID “nama@amanah.org.my” yang akan menjadi kekunci untuk masuk (“single login”) dan menggunakan semua aplikasi-aplikasi yang disenaraikan di bawah ini.

Secara ringkasnya, untuk memulakan budaya kerja elektronik dan “paperless”, ahli-ahli AMANAH perlu lakukan perkara berikut:

(1) Dapatkan akaun ID AMANAH – Setiap ahli-ahli AMANAH yang sah perlu dapatkan akaun ID AMANAH (@amanah.org.my) yang akan menjadi kekunci utama untuk masuk dan guna semua aplikasi-aplikasi Google yang percuma, seperti emel, storan awan (Google Drive), calendar, borang elektronik (Google Form) dan macam-macam lagi;

(2) Simpan dan Guna Maklumat Dalam Google Drive – Mulakan menyimpan dan mencapai semua maklumat elektronik AMANAH seperti minit-minit mesyuarat, surat, dokumen, kertas kerja dan bahan rujukan dalam format audio dan video elektronik, semuanya disimpan di perkomputeran awan Google Drive. Ahli-ahli AMANAH hanya perlu labur dan guna peranti telefon pintar, tablet dan komputer yang ada capaian internet untuk capai dan muat turun semasa mesyuarat dan perbincangan kerja.

(3) Kolaborasi dan Komunikasi Menggunakan Pelbagai Google Apps – Manfaatkan sepenuhnya aplikasi-aplikasi lain seperti emel AMANAH, Google Slides, Doc dan Sheets (untuk memproses dokumen), Google Hangout (untuk konferensi video), Google Form (untuk kutip maklumat secara elektronik) dan banyak lagi.

Transformasi digital perjalanan masih jauh 
Penggunaan platform dan servis Google sedia ada adalah peringkat permulaan. Penggunaan akan memulakan pembudayaan cara dan gaya kerja elektronik dan tanpa kertas. Perjalanan dan pengalaman mengharungi transformasi digital adalah masih jauh. Kemajuan untuk mengadaptasi transformasi digital sepenuhnya memerlukan integrasi dan automasi proses-proses dan aliran kerja berorganisasi yang unik untuk AMANAH. Pada masa akan datang, AMANAH perlukan perkakasan khusus untuk mendigitalkan kandungan (“digitization”), seperti perisian dan perkakasan “optical character recognition (OCR)” untuk memudahkan proses kerja atas kertas kepada elektronik. Dengan transformasi proses kerja ini kepada semua elektronik, ahli-ahli diperkasakan dan menjadikan mereka dapat bekerja dengan lebih bijak, pantas dan berkesan.